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GESTÃO DO TEMPO EM SST

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O gerenciamento do tempo vem se tornando ferramenta indispensável para as pessoas e instituições. Numa Sociedade 24 horas todos tentam encontrar tempo para uma infinidade de tarefas que não cabem mais em um dia: tempo para o trabalho, para estudar, para se especializar, para cuidar da família, para a ginástica, para cuidar da saúde e do lazer. Com a Internet, o tempo passa ainda mais rápido. É preciso tempo para tudo e parece que não há mais tempo para nada.

Na Folha de São Paulo deste domingo (25/03), há uma reportagem referindo que o Gerenciamento de tempo é hoje inclusive um fértil mercado. Inclui um sem-número de teorias, livros, softwares e aplicativos para celular.

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Em SST os profissionais precisam implantar um bom sistema de gestão do tempo visando o cumprimento de prazos de várias tarefas exigidas pelas NRs. Médicos, Engenheiros e Técnicos precisam trabalhar de forma articulada para dar conta de tarefas e produzir programas  e Relatórios dentro de prazos.

Implantar uma boa gestão de riscos requer também empregar uma boa gestão do tempo. O NRFACIL veio inovar no que diz respeito ao acesso e pesquisa de assuntos das NRs, tarefa que as vezes demanda um tempo importante. Os livros e arquivos sobre NRs  tornam-se rapidamente obsoletos com as constantes atualizações e o acesso em texto, folheando ou procurando páginas,  demanda também um consumo de tempo considerável. É preciso estar antenado com a legislação, mas sobretudo com as constantes atualizações, para não cometer erros. O mecanismo de atualização automática do NRFACIL, em tempo real, e utilizando um formato totalmente digital, é uma mão na roda nesse processo.

Vamos listar algumas das NRs em que a questão do tempo é estratégica. A ferramenta Remissivo, do NRFACIL permite efetuar o acesso de assuntos de cada NR de forma imediata. Observe que para cada pasta aberta de qualquer NR, aparece um Remissivo, com um índice de todos os assuntos relacionados àquela NR, de forma que é necessário apenas clicar no item para que se abra apenas o assunto relacionado. Ou seja, procurar um item de NR terá de ser uma tarefa rápida e confiável, de forma que possamos estar acessando um arquivo realmente atualizado.

Comecemos pela NR-3 (EMBARGO OU INTERDIÇÃO):

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Esta NR estabelece uma das medidas de intervenção mais graves, que é a Interdição (de setor de empresa) ou o Embargo (paralisação de obra). Neste caso, o fator tempo é fundamental, visto que quem vai determinar o tempo da interdição e do embargo é a própria empresa. A interdição e o embargo só serão canceladas quando estiverem resolvidos os problemas que implicavam em grave e iminente risco para os trabalhadores. Isso implica em que os profissionais do SESMT neste caso terão de correr contra o tempo.

A próxima NR em que há necessidade de uma boa gestão do tempo é a NR-4 (SESMT):

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Em primeiro lugar, os Tec de Segurança deverão dedicar 8 horas de serviço na empresa, um tempo que tem sido considerado pela maioria dos profissionais como suficiente para as ações diárias de segurança e saúde na empresa. Já o Médico ou o Engenheiro deverão dedicar no mínimo 3 horas diárias ou 6 horas quando tiver que dedicar tempo integral. Além disso, terão que promover atividades de conscientização, educação e orientação dos trabalhadores através de campanhas e programas de duração permanente. Neste caso, essas atividades devem ser periódicas e precisam ter continuidade no tempo. Lembre-se de que os profissionais do SESMT precisam registrar mensalmente os dados atualizados de acidentes de trabalho doenças do trabalho e agentes de insalubridade, elaborando mapas constantes de Quadros até o dia 31 de janeiro.

Detalhe importante: quando o SESMT é comum, geralmente de empresas em um mesmo pólo industrial, o SESMT deverá ser avaliado semestralmente por uma Comissão Tripartite.

Uma outra NR em que o fator tempo é fundamental constitui a NR-5 (CIPA). É nesta NR onde existem diversas determinações relacionadas a prazos e tarefas para as quais máxima atençao deve ser dedicada sob risco de a empresa sofrer um custo fiscal elevado por seu descumprimento:

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No aspecto ORGANIZAÇÃO, a CIPA determina um mandado de 1 ano, com direito à reeleição.

A CIPA terá que arrumar tempo para uma série de atividades: realizar as reuniões mensais, além de reuniões extraordinárias quando for o caso. Terá também de otimizar o tempo para elaborar o mapa de riscos com a  participação do maior número de trabalhadores, realizar periodicamente verificações nos ambientes de trabalho, e a cada reunião avaliar o cumprimento de metas, e ainda, promover anualmente, a SIPAT.

É importante lembrar que o treinamento de CIPA, em primeiro mandato, será realizado no prazo máximo de trinta dias, contados da data da posse. Observe que o tempo para o treinamento exige uma carga horária de 20 horas, distribuídas em no máximo 8 horas diárias e será realizado durante o expediente normal da empresa. Ou seja, haja tempo.

Com relação ao item relacionado ao processo eleitoral, os tempos exigidos são críticos: A eleição tem de ser realizada no prazo mínimo de 30 dias e o edital da eleição tem de estar publicado e divulgado no prazo mínimo de 45 dias antes do término do mandato em curso. Além disso, o empregador terá de guardar todos os documentos relativos à eleição por um período mínimo de 5 anos. E por fim, a CIPA terá que incluir curso informativo a respeito do risco de drogas psicoativas nos ambientes de trabalho.

É bom ver também os prazos em outras CIPAS (a da NR-18 -PCMAT e a da NR-22–CIPAMIN), que são similares à da NR-5.

Na NR-6 é importante mencionar apenas que para fins de comercialização o CA (Certificado de Aprovação) terá validade de 5 anos para aqueles equipamentos com laudos de ensaio que não tenham sua conformidade avaliada no âmbito do SINMETRO.

A próxima NR em que há necessidade de observar prazos e administrar o tempo é a NR-24 (HIGIENE E CONFORTO):  por exemplo, é bom saber da necessidade de fornecimento de água potável e fresca aos trabalhadores em quantidade superior a ¼ de litro por hora/homem trabalho.

A NR-29 (PORTUÁRIO) há prazos bem estabelecidos a serem cumpridos:

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Na NR-29 (PORTUÁRIO) deve constar no PCE (Plano de Controle de Emergência) e no PAM (Plano de Ajuda Mútua) o estabelecimento de uma periodicidade de treinamentos simulados, cabendo aos trabalhadores indicados comporem as equipes e efetiva participação. Aqui, a duração do mandato do cipeiro é de 2 anos.

E finalmente, a NR-34:

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É importante estar atento à exigência de que, antes do início das atividades operacionais, seja realizado Diálogo Diário de Segurança-DDS, contemplando as atividades que serão desenvolvidas, o processo de trabalho, os riscos e as medidas de proteção, consignando o tema tratado em um documento rubricado pelos participantes e arquivado juntamente com a lista de presença.

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Na sociedade 24 horas o tempo vai se tornando crítico para a realização de múltiplas atividades exigidas do profissional da segurança e saúde no trabalho. Várias NRs estabelecem tempos e prazos para cumprimento de tarefas e é preciso estar atento aos diversos itens e subitens que falam desses prazos. A maioria das empresas precisam cumprir exigências de várias NRs e a falta de cumprimento de ações nos tempos previstos pode tornar a empresa vulnerável a ações da Auditoria Fiscal que impõe custos fiscais por descumprimento dessas exigências. Esses prazos e a necessidade de que seja bem distribuído o tempo para o cumprimento dessas exigências constitui um desafio para os profissionais do SESMT. Algumas dicas abaixo:

1 Avalie o tempo gasto nas tarefas

Anote o tempo gasto em cada uma de suas atividades principais. As informações serão valiosas para tornar a próxima programação mais precisa e eficaz. “Essa é uma habilidade que diferencia os gerentes mais experientes”, escreve a consultora americana Melissa Raffoni. Coloque em um Mural o cronograma da CIPA, da SIPAT e do PPRA; coloque na área de trabalho do seu desktopo essa planilha de forma visível; programa o seu celular para alarmes em relação a ações previstas nas NRs, pelo menos com várias horas de antecedencia;

2 Centralize as informações

“Uma pessoa gasta até 28 minutos do dia procurando dados que não sabe onde anotou”, afirma Paulo Kretly, presidente da FranklinCovey Brasil. No fim do mês, isso pode significar um dia inteiro perdido. Hoje, com aparelhinhos modernos cada vez mais versáteis, não há desculpa para você não ter as informações centralizadas. Use o celular para chamar a sua atenção para essas tarefas; mande mensagens SMS para o Médico e Engenheiro quando esses prazos estiverem acabando; se vc é TST vc vai passar a maior parte do tempo na empresa e os médicos e engenheiros podem estar desatentos para esses prazos, pois permanecem um tempo menor na empresa; entre em contato, mande mensagem e deixe-os informados com antecedência sobre esses processos e prazos.

PLANEJAMENTO E ORGANIZAÇÃO

Para gerenciar o tempo dentro de uma empresa é necessário saber exatamente o que tem que ser feito (reuniões, manutenções, encontros, entrega de novos projetos, relatórios, atas de cipa, etc). E também os prazos pré-estabelecidos para a realização de cada tarefa (um dia, uma semana, um mês etc). A CIPA tem um cronograma de reuniões mensais, o PPRA tem um cronograma anual, o PCMSO tambem tem prazos para a realização das tarefas de prevenção. Para isto, o SESMT pecisa ter profissionais capacitados para fazer a gestão do tempo, controlando as atividades a serem desenvolvidas, os métodos utilizados e as pessoas que irão desempenhá-las.  Para conseguir cumprir de forma satisfatória as diversas exigências das NRs, tente empregar de forma sistemática o PLANEJAMENTO, a ORGANIZAÇÃO e a EXECUÇÃO.  O planejamento é decisivo para não perder tempo. Por exemplo, é importante estabelecer uma planilha com tarefas e custos para organizar e treinar a CIPA.  Organizar a CIPA é uma coisa. Organizar uma SIPAT é outra coisa bem diferente e vai exigir investimentos em tempo e tarefas de forma diferente e especíica. Lembre-se que essas atividades tem de ser feitas durante o expediente e antes que a Direção da Empresa seja surpreendida com uma SIPAT em cima da hora, envie para todos esses cronogramas.

O Relatório Anual do PPRA deve projetar metas e um cronograma que possam ser cumpridos nos tempos previstos. Nada é mais irritante para Auditoria Fiscal do que um PPRA ou PCMSO artificiais,  cheios de metas e atividades que não são cumpridas ou Relatórios “pra inglês ver”. Um Auto de Infração nesses casos é inevitável.

Desta forma, é preciso que o responsável pelo gerenciamento das atividades desenvolva um método de trabalho que maximize o desempenho das atividades diminuindo o tempo gasto. Se você faz algo de forma demorada as cobranças aparecem, não só do Ministério do Trabalho mas por parte dos altos escalões da empresa, sua equipe se perde, o stress é gerado e muito tempo é perdido desnecessariamente.

As NRs continuam sendo a melhor referência e o mais confiável Sistema de Informação para uma boa Gestão de Riscos. Precisamos apenas desenvolver uma gestão de tempo para otimizar todas as ações previstas em SST pelas NRs.

Prof. Samuel Gueiros, Med Trab, Coord NRFACIL.

Obs.: no próximo post, abordaremos outras NRs nas quais a gestão de tempo é indispensável.

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5 comentários

  1. Luiz Costa Ciabotti mar 26th 2012

    Boa noite,
    Obrigado por estas e outras dicas importantes relacionados aos assuntos de interesse da classe (Segurança do Trabalho).Pois é só desta forma que construiremos um país mais justo e respeita o trabalhador brasileiro.
    Att.; Ciabotti

  2. Ana Cristina R. de Sousa mar 29th 2012

    Boa tarde maravilhoooooooooosas essas informações gostaria muitoooooooo de receber email das atualizações.

  3. Eliane mai 3rd 2012

    Gostaria de reelembrar que o SESMT não é composto só por técnicos em segurança, médicos e engenheiros do trabalho, pois os enfermeiros do trabalho fazem parte e trabalham muito nesta área e ao citar a NR 4 ela deixa claro o quadro do SESMT e que inclusive já tem odontológo. “…desta forma que contruiremos um país mais justo e respeita o trabalhador…”.
    Com as minhas colocações acima, quero parabenizar pelo site.

  4. Obrigada Eliane,
    Ana Gabriela Fernandes (NRFACIL)

  5. Sérgio Ramos jan 2nd 2013

    Bom Dia…

    São preciosíssimas as dicas de gerenciamento do tempo, nos ajudará administrar melhor os programas e cursos…


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